Politique de confidentialité

Chez La Clé Maison (« La Clé Maison », « nous », « notre » ou « nos »), la confidentialité fait partie intégrante de notre service. Nous nous engageons à protéger les informations personnelles qui nous sont confiées par nos clients potentiels, nos clients, leurs représentants, leurs invités, leurs partenaires et les visiteurs de notre site web.

La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les informations personnelles dans le cadre de nos services aux clients privés, de la gestion de style de vie, de la coordination de voyages, de l'organisation d'événements, de notre site web, de nos demandes de renseignements, de nos communications et de nos processus de relation client.

Cette politique est conçue pour une maison de services privés basée à Paris et vise à se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, à la loi française Informatique et Libertés, ainsi qu'aux directives applicables de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

1. Qui sommes-nous

Le responsable du traitement des données décrit dans la présente politique est :

Les activités principales de La Clé Maison comprennent des services de conciergerie privée pour les particuliers, l'accompagnement culturel ou touristique, la présentation et l'explication du patrimoine historique, artistique ou naturel, ainsi que l'organisation d'événements liés aux secteurs de l'art, de la culture et des médias.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons des informations pertinentes, proportionnées et nécessaires pour comprendre vos demandes, fournir un service de conciergerie privée haut de gamme, améliorer l'expérience sur notre site web et répondre à nos obligations légales ou opérationnelles. Selon la nature de notre relation, cela peut inclure les catégories suivantes.

• Détails d'identification personnelle : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, pays, ville, date de naissance le cas échéant et mode de contact privilégié.

• Détails sur le client ou son représentant : nom de l'entreprise, contact du family office, contact de l'assistant(e), contact du personnel de maison, rôle professionnel, coordonnées du personnel et représentants autorisés.

• Informations sur les préférences du client : hôtels, restaurants, chauffeurs et compagnies aériennes privilégiés, préférences de siège, notes alimentaires, style de communication, rythme souhaité, dates importantes, événements annuels récurrents, aversions, marques préférées, prestataires et historique des services.

• Informations de paiement et de facturation : adresse de facturation, détails de facturation, statut du paiement, références de transaction et dossiers limités liés au paiement. Les coordonnées bancaires complètes ne doivent être traitées que par des prestataires de paiement de confiance et ne sont pas intentionnellement conservées par La Clé Maison.

• Informations spécifiques au service : projets de voyage, préférences de destination, préférences d'hôtels et de restaurants, demandes d'événements, centres d'intérêt liés au mode de vie, besoins en matière d'adhésion ou d'accès, demandes domestiques, informations sur l'itinéraire et autres détails nécessaires à l'exécution d'une demande.

• Informations de communication : e-mails, messages, notes de consultation, historique des demandes, dossiers de service, notes téléphoniques et correspondance avec le support client.

• Informations sensibles : allergies, restrictions liées à la santé, préoccupations en matière de sécurité, exigences religieuses ou alimentaires, détails familiaux, informations concernant des enfants ou toute autre information sensible uniquement lorsque cela est pertinent pour un service demandé et autorisé par la loi.

3. Comment nous collectons les informations

Nous pouvons collecter des informations directement auprès de vous, de votre représentant autorisé, de votre assistant, de votre family office, de votre personnel de maison ou de toute autre personne agissant en votre nom. Nous pouvons également collecter des informations limitées automatiquement via notre site web et nos communications numériques, sous réserve des exigences de consentement applicables.

Dans certains cas, des informations peuvent être fournies par des partenaires tiers soigneusement sélectionnés tels que des hôtels, des prestataires de voyage, des lieux de réception, des chauffeurs, des organisateurs d'événements, des restaurants ou des conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire pour fournir ou confirmer un service demandé.

4. Comment nous utilisons vos informations et bases juridiques

Nous traitons les informations personnelles uniquement lorsque nous disposons d'une base légale pour le faire. La base juridique exacte dépend de la finalité du traitement.

5. Profils de préférences client

La Clé Maison peut créer des profils internes de clients ou de clients potentiels afin de fournir un service discret, cohérent et hautement personnalisé. Ces profils peuvent inclure des préférences partagées volontairement par vous ou vos représentants autorisés, ainsi que l'historique des services et des notes opérationnelles pertinentes pour les demandes futures.

Il peut s'agir, par exemple, des hôtels ou restaurants préférés, du rythme des voyages, du style de communication, des exigences alimentaires, des chauffeurs privilégiés, des dates importantes, des noms des invités, des contacts de la famille ou des assistants, de l'historique des services, des dispositions récurrentes, des préférences à éviter, ainsi que des exigences en matière de sécurité ou de discrétion.

Ces profils sont utilisés pour améliorer la qualité du service, éviter de poser des questions répétitives, assurer la continuité et offrir une expérience client privée et raffinée. La Clé Maison ne vend pas les informations de profil de ses clients et n'utilise pas ces informations pour prendre des décisions produisant des effets juridiques ou significatifs similaires basées exclusivement sur un traitement automatisé.

6. Cookies, pixels, analyses et technologies de suivi

Selon la configuration du site web, ces outils peuvent collecter des informations techniques telles que l'adresse IP, les détails de l'appareil et du navigateur, les pages vues, la source de référence, la localisation approximative, le temps passé sur les pages, les interactions avec les formulaires et les modèles d'engagement généraux.

La Clé Maison peut utiliser des cookies, des pixels, des balises, des scripts d'analyse et des technologies similaires sur notre site web et dans certaines communications numériques. Ces technologies nous aident à comprendre comment les visiteurs découvrent et utilisent notre site, quelles pages suscitent de l'intérêt, quels services sont les plus pertinents et comment nous pouvons améliorer le parcours de demande.

Les outils d'analyse non essentiels, les pixels publicitaires, les technologies de reciblage, le suivi basé sur les préférences et autres outils similaires ne seront utilisés que lorsque la loi l'autorise et, si nécessaire, après avoir obtenu votre consentement préalable. Vous pouvez accepter, refuser ou gérer le suivi non essentiel via la bannière de cookies du site web ou les paramètres de préférences en matière de cookies.

Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés sans consentement lorsqu'ils sont requis pour le fonctionnement de base du site web, la sécurité, la prévention de la fraude, la gestion du consentement ou d'autres opérations essentielles similaires.

7. Pixels de suivi d'e-mails

Si La Clé Maison utilise des pixels de suivi ou des technologies similaires dans ses e-mails, ceux-ci peuvent nous permettre de savoir si un e-mail a été ouvert, si des liens ont été cliqués, si un message a été délivré ou si une communication était pertinente pour le destinataire.

Lorsque la loi l'exige, les pixels de suivi non essentiels dans les e-mails ne seront utilisés qu'avec votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement ou vous désinscrire des communications marketing à tout moment. Les communications liées au service, telles que les confirmations, les factures ou les mises à jour opérationnelles, pourront toujours être envoyées si nécessaire pour gérer une demande ou la relation client.

8. Informations sensibles

Étant donné que La Clé Maison peut coordonner des voyages, des réservations de restaurants, des événements, ainsi que des demandes liées à la vie domestique, familiale ou à la sécurité, certaines informations partagées avec nous peuvent être sensibles. Cela peut inclure des allergies, des restrictions liées à la santé, des exigences religieuses ou alimentaires, des préoccupations en matière de sécurité, des informations concernant des enfants ou d'autres détails privés relatifs à la famille.

Nous demandons à nos clients et à leurs représentants de ne partager que les informations nécessaires au service demandé. Lorsque des données sensibles sont requises, nous ne les traiterons que si la loi l'autorise, de manière proportionnée et nécessaire à la prestation du service, notamment lorsque le consentement explicite a été donné ou qu'une autre base légale s'applique.

9. Partage et divulgation d'informations

Nous ne partageons des informations personnelles que lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services, gérer nos opérations, nous conformer à nos obligations légales ou protéger les droits, la sécurité, la discrétion et l'intégrité de La Clé Maison, de nos clients et de nos partenaires.

• Partenaires de service : hôtels, restaurants, clubs, lieux de réception, compagnies aériennes, agences de voyage, chauffeurs, prestataires de sécurité, fleuristes, traiteurs, stylistes, institutions culturelles, partenaires événementiels, prestataires de services à domicile et autres partenaires nécessaires à l'exécution d'une demande.

• Conseillers professionnels : avocats, comptables, conseillers fiscaux, assureurs, auditeurs et consultants.

• Prestataires technologiques et opérationnels : hébergeurs de sites web, outils CRM, plateformes d'e-mailing, fournisseurs d'outils d'analyse, processeurs de paiement, fournisseurs de stockage cloud, outils de formulaires et prestataires de cybersécurité.

• Autorités ou destinataires légaux : tribunaux, régulateurs, autorités publiques ou autres destinataires lorsque la divulgation est requise par la loi ou nécessaire pour protéger des droits légaux.

Nous ne vendons, ne louons ni ne commercialisons les informations personnelles à des tiers à des fins de marketing propre à ces derniers.

10. Transferts internationaux de données

La Clé Maison peut travailler avec des clients internationaux, des représentants, des fournisseurs, des prestataires technologiques et des partenaires de voyage ou d'événementiel. Par conséquent, les informations personnelles peuvent être transférées en dehors de la France ou de l'Espace économique européen lorsque cela est nécessaire pour un service demandé ou une opération commerciale.

Lorsque cela est nécessaire, nous utilisons des garanties appropriées telles que des décisions d'adéquation, des clauses contractuelles types, des protections contractuelles ou d'autres mécanismes de transfert légaux.

11. Sécurité et confidentialité des données

La discrétion n'est pas un argument marketing pour La Clé Maison. C'est une norme opérationnelle. Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les informations personnelles contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, altération, divulgation ou destruction.

Ces mesures peuvent inclure des contrôles d'accès, un accès interne limité, des systèmes sécurisés, des processeurs de paiement de confiance, des exigences de confidentialité, des pratiques de stockage sécurisé et un examen périodique des pratiques de sécurité et des fournisseurs.

12. Conservation des données

Nous conservons les informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi.

Les dossiers de demande peuvent être conservés pendant une période raisonnable après le dernier contact afin de gérer le suivi, l'historique des services et les besoins commerciaux légitimes. Les profils clients peuvent être conservés pendant toute la durée de la relation client et pendant une période raisonnable après celle-ci, sauf si une suppression est demandée et qu'aucune obligation légale n'exige une conservation continue.

Les documents de facturation, de comptabilité et les factures peuvent être conservés pendant la période requise par le droit français applicable. Les enregistrements de consentement aux cookies, les données analytiques et les préférences marketing sont conservés conformément aux paramètres et aux exigences applicables aux outils concernés et aux obligations légales.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, La Clé Maison les supprime, les anonymise ou les archive de manière sécurisée.

13. Vos droits

En vertu de la législation applicable en matière de protection des données, vous pouvez disposer de droits sur vos informations personnelles. Ces droits peuvent inclure :

• Le droit d'accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

• Le droit de demander la correction d'informations inexactes ou incomplètes.

• Le droit de demander la suppression de vos informations, sous réserve des exceptions légales.

• Le droit de limiter certains traitements.

• Le droit de vous opposer à certains traitements, y compris les traitements fondés sur des intérêts légitimes et le marketing direct.

• Le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

• Le droit de demander la portabilité de certaines informations.

• Le droit de gérer ou de retirer votre consentement concernant les cookies et le suivi.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse privacy@laclemaison.fr. Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de votre autorité locale de protection des données.

13. Vos droits

La Clé Maison peut envoyer des communications éditoriales, de marque, événementielles ou liées à ses services lorsque la loi l'autorise. Les communications marketing ne seront envoyées que si nous disposons d'une base légale appropriée, telle que votre consentement ou toute autre base autorisée par la législation en vigueur.

Vous pouvez vous désinscrire ou retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien de désinscription, en répondant à la communication ou en nous contactant directement. Le retrait de votre consentement aux communications marketing n'affectera pas les communications de service nécessaires telles que les propositions, confirmations, factures, avis de sécurité ou mises à jour opérationnelles.

15. Informations relatives aux enfants

Les services de La Clé Maison peuvent occasionnellement impliquer des arrangements familiaux, de voyage, d'événement ou domestiques concernant des enfants. Les informations relatives aux enfants ne doivent être fournies que par un parent, un tuteur ou un représentant autorisé, et uniquement lorsque cela est nécessaire pour le service demandé.

Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles sur des enfants via notre site web à des fins de marketing. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des informations sans autorisation appropriée, veuillez nous contacter.

16. Prise de décision automatisée

Les services de La Clé Maison peuvent occasionnellement impliquer des arrangements familiaux, de voyage, d'événement ou domestiques concernant des enfants. Les informations relatives aux enfants ne doivent être fournies que par un parent, un tuteur ou un représentant autorisé, et uniquement lorsque cela est nécessaire pour le service demandé.

17. Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos services, à notre site web, à nos obligations légales, à nos technologies ou à nos pratiques en matière de données. La version la plus récente sera publiée sur notre site web avec la date de sa dernière mise à jour.

18. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou la manière dont La Clé Maison traite vos données personnelles, veuillez nous contacter :

Avis sur le formulaire du site web

En soumettant cette demande, vous confirmez que les informations fournies sont exactes et que vous avez lu la Politique de confidentialité de La Clé Maison. La Clé Maison utilisera vos informations pour répondre à votre demande et, le cas échéant, évaluer comment nous pouvons vous accompagner.

Case à cocher de consentement facultatif - Non pré-cochée

J'accepte que La Clé Maison utilise des technologies d'analyse et de suivi des préférences non essentielles afin de mieux comprendre mes centres d'intérêt et de personnaliser nos futures communications. Je comprends que je peux retirer ce consentement à tout moment.

Texte de la bannière de cookies

La Clé Maison utilise des cookies et des technologies similaires pour optimiser votre expérience sur le site, comprendre les centres d'intérêt des visiteurs et améliorer le parcours de demande de nos clients. Avec votre consentement, nous pouvons utiliser des outils d'analyse, des pixels et des technologies de suivi des préférences. Vous pouvez accepter, refuser ou gérer vos préférences à tout moment.